Wie können wir helfen?
Mängelmeldungen erstellen
Allgemeines
Mit unserer Funktion „Mängelmeldungen“ ist es möglich, Mängel an Fahrzeugen und Geräten einfach und digital zu erfassen. Die Erfassung von Mängeln steht allen Benutzern zur Verfügung. Die Bearbeitung der Mängel erfolgt durch die Benutzerrolle Gerätewarte und/oder Administratoren.
Aktivieren
Die Funktion der Mängelmeldungen können auf Organisationsebene aktiviert oder deaktiviert werden. Standardmäßig sind die Mängelmeldungen aktiviert.
Die Funktion der Mängelmeldung kann unter Organisation -> Verwaltung -> „Mängelmeldung aktiviert“ entsprechend ein- oder ausgeschaltet werden. Diese Einstellung gilt für alle Standorte der Organisation. Wenn die Funktion deaktiviert wird, werden auch die entsprechenden Bereiche in EinsatzApp und EinsatzTablet ausgeblendet.
Telefonnummer des Meldenden drucken
Außerdem haben Sie die Möglichkeit auszuwählen ob die Telefonnummer des Meldenden auf dem PDF Report gedruckt werden soll. Die Handynummer muss hierzu im Profil des Meldenden gepflegt sein. Dies soll einfach Nachfragen zu der Mängelmeldung ermöglichen. Aus Datenschutzgründen kann diese Funktion aber deaktiviert werden.
Rechtemanagement
Standardbenutzer: Kann Mängelmeldungen erstellen. Mängelmeldungen einsehen welche er selbst erstellt hat oder als Verantwortliche Person eingetragen ist.
Standortadministatoren / Gerätewarte: Kann Mängelmeldungen erstellen, Kann alle Mängelmeldungen des Standortes einsehen.
Organisationsadministatoren: Kann Mängelmeldungen erstellen, Kann alle Mängelmeldungen aller Standorte anzeigen.
Benachrichtigungen
Beim erstellen einer neuen Mängelmeldung wird eine Benachrichtigung per E-Mail und Push-Nachricht an die EinsatzApp versendet.
Neue Mängelmeldung erstellt: Benachrichtigung an Orga Admins, Standort Admins und Gerätewarte (Rolle), Der Ersteller der Meldung erhält keine Mail.
Wenn eine Mängelmeldung innerhalb der letzten 15min von einem einzelnen Benutzer aktualisiert wurden: Benachrichtige Orga Admins, Standort Admins, Gerätewarte + Ersteller der Mängelmeldung. Der Bearbeiter erhält keine Benachrichtigung.
Wenn eine Mängelmeldung von mehreren Usern innerhalb der letzten 15min bearbeitet wurde: Benachrichtige Orga Admins, Standort Administratoren, Gerätewarte + Ersteller der Mängelmeldung. Der Bearbeiter wird in diesem Fall benachrichtigt.
Mailverteiler
Wir bieten die Möglichkeit alle erstellen Mängelmeldungen zusätzlich an einen Mailverteiler zu versenden. Dies kann sinnvoll sein, wenn Sie ein Sammelpostfach für Mängelmeldungen haben oder eine bestimmte Gruppe von Personen z.B. alle Gruppenführer über neue Mängel benachrichtigen wollen.
Legen Sie hierzu auf Standortebene einen Mailverteiler an. Diese Funktion finden Sie unter „Benutzer“ -> „Mailverteiler„.
Aktivieren Sie anschließend den Mailverteiler für den Versand von Mängelmeldungen. Diese Funktion finden Sie in den Einstellungen des entsprechenden Standortes.
Kategorien anlegen
Mängelmeldungen können in individuellen Kategorien organisiert und sortiert werden. Kategorien können beispielsweise Gebäude, Fahrzeug und Gerät sein. Sie können die Kategorien individuell nach Ihren Bedürfnissen anlegen. Beim erstellen einer Mängelmeldung muss die Kategorie ausgewählt werden.
Kategorien können auf Orga- und auf Standortebene angelegt werden. Wählen Sie den entsprechenden Standort oder die Organisation aus und klicken auf „Mängelmeldungen“ -> „Kategorien„. Über den Button „Neu“ können die Kategorien angelegt werden.
Mängelmeldung erstellen
Connect Portal
Loggen Sie sich in das Connect Portal ein, wählen den entsprechenden Standort aus und klicken Sie auf Mängelmeldungen in der Menüleiste. Durch klicken auf den Button „Neu“ kann eine neue Mängelmeldung erstellt werden.
Geben Sie nun die Details der Mängelmeldung ein:
- Kategorie
- Informationen zur Kategorie
- Kurzbeschreibung
- Detaillierte Beschreibung
- Status
- Verantwortliche Person
- Betroffenes Fahrzeug
- Kilometerstand / Pumpenbetriebsstunden
- Priorität
Klicken Sie anschließend auf „Speichern„. Beim erstellen einer Mängelmeldung werden folgende Gruppen automatisch benachrichtigt:
- Organisationsadministratoren
- Standortadministratoren des entsprechenden Standortes
- Gerätewarte (Rolle) des entsprechenden Standortes
EinsatzApp
Noch ausstehend
EinsatzTablet
Aktuell nur in der Beta verfügbar (08/2024)
Um eine Mängelmeldung in der EinsatzApp zu erstellen oder anzusehen klicken Sie auf den Button Mängelmeldungen. Der Button wird nur angezeigt wenn die Mängelmeldungen für Ihre Organisation aktiviert sind.
Übrigens: Die kleine Zahl am Icon zeigt an, wie viele offene Mängel für dieses Fahrzeug vorliegen.
Standardmäßig werden hier nur Mängelmeldungen für das eigene Fahrzeug angezeigt. Klicken Sie oben auf „Alle Mängel anzeigen“ um alle aktiven Mängel des Standortes anzuzeigen.
Klicken Sie auf „Neu“ um eine neue Mängelmeldung anzulegen.
Geben Sie nun alle Details ein und speichern Sie die Mängelmeldung ab.
Öffentliche Connect Schnittstelle (API)
Mängelmeldungen können auch über unsere API abgerufen und erstellt werden. Weitere Informationen hierzu finden Sie in unserer Swagger Dokumentation.
PDF Export
Wenn Sie die Mängelmeldung zur weiteren Bearbeitung ausdrucken möchten können Sie diese als PDF Datei im Connect Portal herunterladen und anschließend ausdrucken.
Öffnen Sie den entsprechenden Mängelreport über die Detailansicht und wählen Sie in der oberen Rechten Ecke „Bericht„.
Öffnen Sie die PDF Datei und drucken Sie die Datei aus. Der PDF Export enthält einen QR Code mit welchem Sie direkt zu dem entsprechenden Eintrag im Connect Portal gelangen und die Mangel bearbeiten können.
